Ивент — это не просто развлечение, он может быть чем-то большим, например, служить стратегическим целям компании. Однако его все равно нужно правильно провести: уложиться в бюджет, пережить все ЧС и добиться отклика аудитории. Беседуем об этом с профессионалом — Ксенией Малиновской, руководителем практики «Корпоративные мероприятия» в Support Partners.

— Чем вам нравятся ивенты? Некоторые стремятся в эту сферу, потому что, цитирую, «это сплошной праздник».

Для тех, кто их делает, это не праздник, а серьезная работа, требующая концентрации, четкости, структуры. Вообще, вся моя жизнь связана с мероприятиями и со всем творческим, даже по образованию я — режиссер. Что именно мне нравится? У Support Partners слоган «Меняем людей». Я убеждена, что ивент — это тот инструмент, который действительно может менять людей, не только их настроение, но и в целом трансформировать. И мне самой нравится меняться, потому что жизнь — это постоянные изменения. Не меняешься — не живешь.

— Как вы присоединились к Support Partners?

Компания проводила много тренингов, стратегических сессий и образовательных мероприятий и получала запросы от заказчиков на другие форматы — более неформальные, творческие, развлекательные, командообразующие. Так, очень органично, в 2023 году появилось направление Support Partners Events, а я его возглавила. До этого нашим клиентам приходилось со стороны привлекать дополнительно ивент-агенства и сталкиваться со сложностями в коммуникации — приходилось тратить время, чтобы всех синхронизировать по целям, поскольку хотелось, чтобы бизнес-часть мероприятия плавно перетекала в вечернюю программу и при этом решалась единая задача, вначале в серьезном, а потом в более легком формате. Теперь мы все делаем сами, и синергетический эффект, конечно, ощутим.

— Чем отличаются ивенты в Support Partners?

Сейчас мы специализируемся на HR-ивенте, поскольку это классный инструмент для стратегической работы с командой, работы вдолгую. Каждое мероприятие — ценный вклад в развитие бизнеса. Например, мы разрабатываем программы для топ-менеджмента в рамках «Пути команды» (это не считая регулярных стратегических сессий, надеюсь, кстати, что они у всех в компаниях проводятся!). Как правило, это несколько событий в год, в идеале — раз в три месяца, в формате edutainment, чтобы лучше узнавать себя и что-то новое и полезное. Например, для крупной нефтяной компании в течение 2024 года мы реализовали такую программу. Один раз устроили джазовый вечер: пригласили музыкантов, которые могут показать разные стили в этом направлении, а также одного из самых значимых обозревателей в мире джаза — Михаила Митропольского. Он рассказал о том, как жить и работать в стиле Jazz — это всегда импровизация, свобода, радость. В другой раз мы пригласили топ-менеджеров на детективный квест в усадьбе Лермонтовых, причем участие принимал потомок поэта, а также артиста Александра Михайлова. Вы знаете его по фильму «Любовь и голуби», но мало кто в курсе, что он обожает стихи Лермонтова и читает их просто потрясающе. Также мы заказывали кейтеринг — на природе всё кажется особенно вкусным, и выделили время для нетворкинга.

— А как в SP появилась специальная премия для команд — Team Awards? Вы её исполнительный директор.

Team Awards — это моя любовь. В ней есть все: структура и эмоции, борьба и дружба, бизнес и творчество. В текущих условиях, когда значительная часть коллективов работает удаленно из-за последствий пандемии и санкций, эффективность командного взаимодействия стала ключевым вызовом. По данным исследований, 83% руководителей постоянно испытывают стресс, оценивая результативность работы своих команд. Поэтому мы разработали специализированную премию Team Awards. Основной целью проекта было выявить лучшие практики управления, внести качественные изменения в корпоративную культуру компаний.

Скажу, что результаты превзошли ожидания. Команды не просто представили свои достижения — они прошли через глубокую трансформацию, обрели компетенции и связи, получили мощный импульс к развитию. В их глазах мы видели то самое вдохновение, которое движет настоящими инновациями. 

— Кстати, а как быть с удаленщиками при проведении ивентов? 

Есть два основных формата. Первый — запускаем большой, структурный, сложный проект на специальной платформе, который реализуется в течение года или полугода, например, командный конкурс или игру. Второй — небольшие блиц-встречи на час-полтора, чтобы отметить праздник или просто по запросу. Зачастую они нужны, чтобы сотрудники познакомились друг с другом, но все зависит от поставленной задачи. Например, мы делали новогодний онлайн-корпоратив для одной компании. В сети было около 20 топ-менеджеров возраста 30+, в том числе новички. Необходимо было познакомиться и синхронизироваться по ценностям. Перед мероприятием ведущий взял у каждого участника небольшое интервью и узнал необычные факты из биографии, потом их использовали в игре. Такие интересные ответы были: «Однажды обо мне написали в японской газете», «Я видела вживую Майкла Джексона и Уитни Хьюстон», «Я никогда не ела сгущёнку», «Однажды я заработал 100 миллионов тенге» — люди открывались с неожиданной стороны, а это сближает. Мы же все существа социальные, наш мир соткан из коммуникаций. Поэтому если у нас хорошее взаимодействие за пределами нашего функционала, то все решается быстро и легко. А если коммуникации не налажены, то даже какая-то мелочь может вызвать бурю и повлиять на рабочие процессы.

— Как компенсируете онлайн-формат?

Во-первых, обязательно personal touch — мы всегда должны затронуть человека, чтобы он не просто открыл Zoom и посидел-послушал других. Важно, чтобы этот человек был вовлечён: он говорил, его слышали либо говорили о нём. Конечно, в больших компаниях это делать сложнее, но есть специальные технологии и приемы. 

Во-вторых, подарки — это просто must have. Мы всегда разыгрываем призы, иногда это что-то виртуальное: сертификаты на обучающие курсы, электронные билеты в театры, музеи выставки, онлайн мастер-классы, универсальные виртуальные подарочные карты брендов-партнеров. А иногда мы отправляем выигрыш по почте, это еще приятнее. 

— Какие есть тренды в ивентах? Влияет ли на них, например, цвет года?

Разве что на ивенты в свадебной индустрии, но, в основном, все сложнее, конечно. В тренде сейчас путешествия по России, например, с одной девелоперской компанией мы уже второй год посещаем разные места на Алтае, а в следующий раз запланируем Териберку или Камчатку. И это происходит не от того, что нет других, заграничных вариантов. Поверьте, интерес искренний. Еще один новый формат — интеграция с театрами, музеями, центрами искусств, где можно погрузить участников в необычную атмосферу и обеспечить edutainment — образовательное развлечение. Так мы проводили корпоративное мероприятие в Центре искусств на Кропоткинской, рядом с Храмом Христа Спасителя. Вначале провели экскурсию, затем перформанс с оживающими полотнами, причем тематически эти картины были связаны с деятельностью компании. Получилось довольно впечатляюще!

— Как вы все-таки считаете, ивентами в компании должен заниматься отдельный человек с командой или лучше отдавать это на аутсорс?

Идеальный вариант, если компания может себе позволить содержать ивент-команду, потому что эти сотрудники будут максимально синхронизированы с этим конкретным бизнесом по всем параметрам — тайм-менеджмент, ценности, ресурсы и т. д. Аутсорс же хорош тем, что у специалистов есть опыт и насмотренность, а это очень важно в ивентах. Можно, конечно, и самостоятельно организовать мероприятие — в интернете полно полезных советов, но ивент — живой организм, многие вещи предугадать невозможно. Сколько бы вы ни пытались соломки подстелить, что-то пойдет не так, потому что в этой сфере «человеческий фактор» превалирует. Человек с опытом найдет способ справиться с неожиданностями. Например, мы как-то делали мероприятие в Париже — конкурс «Мисс Совершенство», нас подвел туристический партнер, мы оказались в минусе на 5 тысяч евро. Нужно было что-то очень быстро придумать, чтобы успеть заработать деньги и оплатить автобусы и прочие расходы. Мы сделали коллаборацию с Диснейлендом. Участники получили билеты со скидками на предновогоднее путешествие, парк — клиентов, а мы — необходимые средства, так что все выиграли.

Или другой пример: мероприятие проходило в большом шатре, участники собирали корабли, работать предстояло с мелкими деталями, но освещения для этого было недостаточным. Вопрос никак не решался... А мероприятие проходило на территории отеля, мы с командой прошлись по номерам и собрали все светильники, которые там были. Хватило на каждый стол! Еще и подключить удалось без проблем, просто волшебным образом. А ведь уже собирались отменить блок Team Culture, где много кропотливой работы с мелкими деталями. Или банальная ситуация: стульев было много, а вот зал оказался не таким большим, как мы предполагали. Как мы выкрутились? Помещение было прямоугольным, сцена располагалась по длинной стене, мы демонтировали её и разместили у короткой, таким образом освободилось место для зрителей.



— Давайте устроим блиц по неожиданностям, что делать, если что-то произошло?

Лучше сразу признать ошибку и, как можно быстрее, исправить. Потому что дальше будут другие задачи и новые ситуации.

— Не работают микрофоны?

Используйте мегафон или печатайте текст на экране, также можно разбить гостей на команды и общаться с ними без микрофона вообще.

— Утром не привезли еду?

Обратитесь в соседний ресторан или любую доставку, остальное решите потом. 

— Что-то не так с декором?

Сделайте вид, что так и было задумано, скорее всего никто не заметит. 

— Участники не соблюдают установленный дресс-код?

Хорошие организаторы рады любому участнику, даже без дресс-кода. Мы никогда не знаем, какие на самом деле этот человек преодолел трудности и препятствия, чтобы быть на нашем мероприятии.

— Гостей увезли не туда?

Везите их обратно, здорово, если их сопровождающий сможет по дороге устроить экскурсию, рассмешить и вообще поддержать атмосферу. 

  — Кто-то заболел?

У организаторов всегда есть план B, С, D…

— Испортилась погода?

Заранее берем в аренду большое количество уличных зонтов, под которыми участники могут спрятаться.

— Отлично, а что еще, кроме правильной реакции на неожиданности, дает опыт?

Вы можете более точно рассчитывать, что вам необходимо для мероприятия. Например, обычно доходимость -20%. Это если мы просто ждем гостей и посещение не является обязательным. Так что свободные стулья и подарки точно будут. Но некоторый запас не помешает. Или взять welcome pack, на который тратится часть бюджета. Я против таких пакетов с “макулатурой”, если только в комплекте нет чего-то полезного для работы в течение бизнес-части мероприятия. Вечером — тем более, основная цель гостя — погрузиться в эту атмосферу, пообщаться и получить удовольствие. Или, например, как рассчитать воду и питание для каждого участника? По опыту могу сказать, что если мероприятие длится целый день, то на человека нужен минимум 1 литр воды, не считая напитков, которые подаются во время кофе-брейков, обеда и ужина. Хороший фуршет предполагает 1,2 кг еды на участника, но если вы ограничены в средствах или знаете, что ваши сотрудники мало едят, но много пьют, то можно сократить до 800 г, при этом заказать более сытные блюда. Самый скромный фуршет на моей памяти был вообще по 600 г, однако тогда мы хорошо знали предпочтения гостей, сделали акцент на коктейли — по 4 на человека за вечер, сформировали полноценный бар. Кстати, по поводу еды — всегда лучше использовать finger food — что-то штучное, что можно взять руками, не рискуя испачкаться, и съесть на ходу. Это общее правило для фуршетов, а они, на мой взгляд, оптимальны для общения и выгодны для бюджета. 

— Способность справляться с неожиданностями и вот такой организационный опыт — это главное, что отличает профессионалов от любителей?

Не только. Ивенты — часть, я не побоюсь этого слова, искусства. Если участник в финале или после события не испытывает катарсиса, то мероприятие… просто прошло. Другое дело, когда человек приходит в одном состоянии, а выходит — в другом, потому что осознал какую-то важную для себя вещь, что-то в нем изменилось. 

Например, Мы решили в необычном формате провести новогодний корпоратив в Support Partners и организовали «вечерний утренник»: у нас были Дед Мороз и Снегурочка, игры, как в детском саду, только с поправкой на возраст аудитории, в подарках — жевательная резинка Turbo и Love is, чупа-чупсы, шоколадки «Марс» и «Сникерс». Немного сомневались, но в итоге каждый участник веселился как ребенок. Кстати, показатель хорошего ивента: у нас осталось несколько ящиков алкоголя — про него даже не вспомнили! Так вот, катарсис состоял в понимании: в каждом из нас внутри есть ребенок, и большим общим делом — нашей работой — мы можем заниматься, как игрой, то есть с легкостью, интересом.  



— Есть способ получить все эти навыки без долгих лет проб и ошибок?

В феврале планируется обучающий курс от SP на эту тему. Он подойдет для тех, кто никогда не занимался ивентами, в особенности для менеджеров компаний, которые должны самостоятельно проводить внутренние мероприятия. Или, например, для государственных и муниципальных служащих, участвующих в организации федеральных и региональных мероприятий. Главное, этот курс посвящен не просто созданию успешных событий, но и тому, как сделать их подготовку и проведение интересными и легкими. Ждем всех, кому это актуально!